Zo sluit je je jaar af met zo min mogelijk debiteuren (tips voor 2026)

Debiteurenbeheer stond de afgelopen jaren flink in de schijnwerpers en dat zal de komende tijd niet minder worden. Het bedrijfslandschap verandert, onzekerheden in de economie nemen toe en betalingsgedrag blijft voor organisaties een risico. Zo lag het aantal faillissementen in Nederland in 2024 maar liefst 30% hoger dan in 2023, en financiële professionals verwachten dat dit in 2026 niet zomaar verandert.  

‍

Tegelijkertijd zien we dat ondanks deze uitdagingen, ondernemers hun facturen vaak sneller betalen dan voorheen ongeveer 90% betaalt binnen de afgesproken termijn.  

Toch blijft een substantieel deel van de facturen te laat betaald of zelfs onbetaald; dat kost tijd, cashflow en uiteindelijk vaak geld.

‍

Zeker als je het jaar wilt afsluiten zonder tientallen openstaande facturen op je balans, is het essentieel om debiteurenbeheer niet als bijzaak te behandelen, maar als strategisch proces.

‍

‍

1. Begin vroeg en blijf consistent

‍

Wachten tot het einde van het jaar om achterstanden weg te werken is een veelgemaakte fout die je net extra werk en risico’s kost. Zodra een factuur achterstallig raakt, neemt de kans op volledige inning snel af.  

- Plan het hele jaar door opvolging, laat herinneringen automatisch versturen zodra een betaling vertraagd is.

- Gebruik een systeem dat dag-tot-dag inzicht biedt in openstaande posten, zodat je direct kunt handelen.

‍

‍

2. Zorg dat je facturen meteen kloppen

‍

Een fout op een factuur, een verkeerd PO-nummer, ontbrekende bankgegevens of een onduidelijke omschrijving, leidt vrijwel altijd tot vertraging.  

‍

Dit klinkt simpel, maar het effect is groot:

‍

👉 Een volledige en correcte factuur wordt sneller verwerkt door de klant.

👉 Dat voorkomt vragen, disputen en wachttijd.

‍

‍

3. Communiceer proactief en persoonlijk

‍

Structuur in je opvolging helpt enorm. Volgens best practices werkt vroeg en vriendelijk contact beter dan alleen aanmanen nadat de termijn verstreken is.  

‍

💡 Tip: Plan herinneringen vóór de vervaldatum om klanten eraan te helpen denken te betalen. Dit kan via e-mail, SMS of telefonisch contact.

‍

Bij NIKKI kiezen we er bewust voor om bij betalingsproblemen persoonlijk het gesprek aan te gaan. Een menselijke benadering leidt verrassend vaak tot een oplossing zonder escalatie, iets wat een koude, geautomatiseerde herinnering niet kan bereiken.

‍

‍

4. Maak betalen makkelijk

‍

Klantgedrag verandert langzaam, maar één ding blijft constant: mensen betalen sneller als het eenvoudig is.  

‍

✔ Bied verschillende betaalmethoden aan

✔ Laat klanten in termijnen betalen als dat voor hen helpt

✔ Denk aan oplossingen die passen bij de realiteit van je klanten

‍

Flexibiliteit hoeft niet ten koste te gaan van cashflow, het kan juist betaalgedrag verbeteren.

‍

‍

5. Gebruik data om risico’s vroeg te signaleren

‍

Het aantal late betalingen kan je cashflow snel onder druk zetten: gemiddeld blijft een deel van de facturen structureel te laat staan of wordt helemaal niet betaald.  

‍

📊 Analyseer regelmatig je aging-rapporten (hoe lang openstaande posten al uitstaan).

‍

Dit helpt je om prioriteit te geven aan wie je eerst moet opvolgen en om te bepalen of een klant meer risico geeft dan je gewend bent.

‍

‍

6. Zorg voor een heldere interne workflow

‍

Goede debiteurenprocessen werken alleen als iedereen binnen je organisatie weet wat er gebeurt.  

‍

➡ Laat verkoop en klantenservice weten wat jouw betalingsvoorwaarden zijn,

➡ Plan vaste momenten voor debiteurenrapportage,

➡ Gebruik tools die integreren met je administratie.

‍

Dit zorgt ervoor dat er geen informatieverlies is tussen teams en je de juiste verwachtingen neerzet bij klanten.

‍

‍

7. Overweeg gespreide betaling en incentives

‍

Het is bewezen dat bedrijven beter betalen als ze een voordeel zien in vroeger betalen. Denk aan kortingen voor vroege betaling of betalingsplannen die voor klanten haalbaar zijn.  

‍

Zo creëer je:

‍

✔ extra cashflow vóór je jaarafsluiting

✔ minder openstaande debiteuren

✔ een betere relatie met je klanten

‍

‍

Afronden zonder stress

‍

Het einde van het jaar kan voor veel organisaties een lastige periode zijn: cashflow moet beheerd worden, klanten moeten herinnerd worden en financiële rapporten moeten netjes zijn.

‍

Een strategisch en proactief debiteurenbeleid helpt je niet alleen je cijfers te sluiten, maar maakt je organisatie ook sterker en veerkrachtiger. Begin niet aan een “eindjaarsrally” vol stress en achterstanden, maar bouw je debiteurenproces zo dat je het hele jaar al vooruit kijkt.

‍

Wil je dé manier kennen waarop dit makkelijk, menselijk en effectief kan? Wij komen gratis langs voor een intake.