‍Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die ervoor zorgen dat jouw klanten facturen tijdig en volledig betalen. Het proces begint al voordat je een klant accepteert en eindigt pas wanneer de factuur volledig is voldaan. Goed debiteurenbeheer is essentieel om financiële problemen te voorkomen en een gezonde cashflow te behouden.

‍

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Het beheren van debiteuren is cruciaal voor de continuïteit van je bedrijf. Onbetaalde facturen zetten je cashflow onder druk, wat je vermogen om te investeren of aan je eigen verplichtingen te voldoen belemmert. Maar te rigide beheer kan klantrelaties schaden, vooral als kredietmogelijkheden worden beperkt. Balans is dus essentieel.

Onderzoek toont aan dat 25% van de faillissementen te maken heeft met late of niet-betaalde facturen. Slechts 58% van zakelijke facturen wordt op tijd betaald, wat het belang van een gestructureerde aanpak onderstreept.

‍

Hoe pak je debiteurenbeheer effectief aan?

1. Ken je klant

Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten voordat je een samenwerking start. Gebruik bronnen zoals het handelsregister van de KvK en kredietinformatiebureaus om inzicht te krijgen in de financiële situatie en het betalingsgedrag van je klant. Zo voorkom je problemen achteraf.

2. Maak duidelijke afspraken

Leg afspraken over leverings- en betalingsvoorwaarden schriftelijk vast in een overeenkomst. Vermeld hierin bijvoorbeeld een betalingstermijn, eigendomsvoorbehoud en algemene voorwaarden. Een eigendomsvoorbehoud voorkomt dat een klant eigenaar wordt van geleverde goederen zolang de factuur niet volledig is betaald.

3. Verstuur duidelijke facturen

Een foutloze en overzichtelijke factuur is essentieel. Zorg dat de factuur aan alle wettelijke eisen voldoet en verstuur deze direct na levering van je product of dienst. Voeg indien mogelijk een betaallink toe om het betalen te vergemakkelijken.

4. Houd een strikte workflow aan

Een helder stappenplan voor het opvolgen van facturen is onmisbaar. Bij een betalingstermijn van 14 dagen kun je bijvoorbeeld de volgende acties ondernemen:

• Dag 15: Stuur een vriendelijke herinnering.
• Dag 21: Neem telefonisch contact op.
• Dag 30: Verstuur een officiële aanmaning.
• Dag 44: Onderneem een laatste poging voor betaling.

Blijft betaling uit? Schakel een incassobureau in en communiceer dit tijdig naar je klant.