Tijd om je vereniging klaar te stomen voor het nieuwe seizoen

Juli lijkt misschien een rustige maand binnen de vereniging, maar voor penningmeesters is dit juist hét moment om belangrijke voorbereidingen te treffen. Met het nieuwe sportseizoen in aantocht is het essentieel om de financiële basis op orde te hebben. Niet alleen voorkom je hiermee last-minute stress in augustus of september, je creëert ook rust en overzicht voor jezelf én je bestuur.

Door slimme keuzes te maken en processen waar mogelijk te automatiseren, kun je flink wat tijd besparen. Deze checklist helpt je daarbij en zorgt dat je geen belangrijke stappen over het hoofd ziet.

De checklist

1. Stel de jaarbegroting op
Maak een overzicht van alle verwachte inkomsten (contributies, subsidies, sponsoring) en uitgaven (materiaal, veldhuur, trainers). Werk met realistische ramingen en houd ruimte voor onvoorziene kosten.

2. Controleer en update de ledenadministratie
Zorg dat de gegevens van alle leden actueel zijn. Controleer o.a. e-mailadressen en lidmaatschapsstatussen. Een fout in de basisadministratie leidt tot fouten in facturatie en communicatie.

3. Bepaal contributiebedragen en incassodata
Leg vast wat elk lidtype betaalt en wanneer de bedragen worden geïncasseerd. Kies logische incassomomenten (bijv. eind juli of begin augustus) zodat de kaspositie op orde blijft.

4. Richt het betalingsproces slim in
Maak gebruik van een betrouwbaar systeem waarmee betalingen automatisch en gestructureerd verlopen. Of je nu kiest voor automatische incasso, betaallinks of andere methoden: een goede inrichting voorkomt fouten, bespaart tijd en vergroot de kans op tijdige betalingen.

5. Plan voor overdracht of afwezigheid
Ben je op vakantie of is er binnenkort een bestuurswissel? Zorg dan voor heldere overdracht van verantwoordelijkheden en geef eventuele back-ups toegang tot noodzakelijke systemen of informatie.

6. Bereid communicatie naar leden voor
Informeer leden op tijd over de contributie en incassodata. Goede communicatie voorkomt vragen en frustratie achteraf. Overweeg een gepersonaliseerde e-mail of nieuwsbrief.

‍

Wil je meer weten over hoe jij als penningmeester tijd kunt besparen en onnodig werk kunt voorkomen? Lees over onze administratieve diensten en/of neem contact op voor meer informatie en een vrijblijvend gesprek via deze link.

‍