AVG en incasso: wat moet je als sportvereniging écht goed geregeld hebben?
Als vereniging verwerk je persoonsgegevens én vorder je geld bij leden. Dat maakt je verantwoordelijk voor correcte, veilige én juridisch verantwoorde processen. Maar hoe zit het met de AVG? En wat mag wel of niet als het om contributie-inning gaat?
1. De valkuil: goedbedoeld, maar juridisch kwetsbaar
Veel penningmeesters of bestuursleden regelen de inning ‘even erbij’. Daarbij worden soms persoonlijke gegevens gedeeld via onbeveiligde e-mail, of worden herinneringen verstuurd zonder wettelijke basis. Goed bedoeld, maar risicovol.
2. Wat zegt de wet?
Als vereniging ben je gebonden aan:
• AVG-regelgeving: Je verwerkt gevoelige gegevens zoals namen, bankgegevens en contactinformatie. Die moeten beveiligd en doelmatig worden opgeslagen en gedeeld.
• Incassowetgeving: Bij achterstand gelden regels over hoe en wanneer je mag herinneren, welk bedrag je mag rekenen aan kosten, en op welke toon je communiceert.
3. Typische fouten die je wilt vermijden:
• Herinneringen sturen vanuit een privémailadres
• Betalingsgegevens delen via Excel-bestanden
• Onjuiste of verouderde contactinformatie gebruiken
• Herinneringskosten rekenen zonder juridische basis
4. De oplossing: juridisch waterdicht én AVG-proof
Met een betrouwbare externe partner zoals NIKKI:
• Is alle communicatie en administratie conform de AVG
• Worden inningen correct uitgevoerd
• Heeft jouw club géén juridische zorgen meer
5. Waarom het telt:
Niet alleen voorkom je boetes en klachten, je versterkt ook het vertrouwen binnen je club. Transparantie en zorgvuldigheid zijn essentieel, zeker als het om geld én persoonsgegevens gaat.
Voorkom risico’s. Kies voor zekerheid. En geef je penningmeester de tools om veilig en effectief te werken.
Bij NIKKI houden we van persoonlijk contact en snelle oplossingen. Of je nu een vraag hebt over onze diensten, een samenwerking wilt bespreken of gewoon even wilt sparren: wij staan voor je klaar.
